Indispensable à la réussite d’un projet, la communication est un élément clé qu’il convient de manier aisément afin de développer sa performance globale. Cela implique de réaliser un plan de communication pour chaque “type” d’interlocuteur, qu’il soit interne ou externe. Pourquoi ? Tout simplement, car le plan de communication permet un management optimal des équipes via des objectifs clairs et partagés, évitant ainsi les flous et les non-dits. Découvrez 5 conseils pour un plan de communication réussi.
Cerner le contexte
Chaque plan de communication est unique et pour cause, il doit avant tout s’adapter aux contextes du projet. Vous pouvez pour cela lister :
- Les ressources humaines et matérielles nécessaires ;
- Les différents acteurs ayant un rôle clé dans la communication du projet ;
- Le temps dédié au pilotage du projet et au projet lui-même ;
- L’articulation des tâches entre les parties prenantes ;
- Le budget alloué aux différentes phases.
Une bonne compréhension du contexte permet d’assurer une cohérence dans le plan de communication, facilitant ainsi l’atteinte des objectifs.
Définir les cibles
Savoir à qui l’on s’adresse est une règle de base en communication. Il est de ce fait essentiel de cibler les types de personnes concernées. En interne, il peut s’agir des salariés, ou encore du comité de direction. Il peut également s’agir de cibles externes telles que des clients ou des fournisseurs. Chaque cible requiert une approche de communication unique du fait qu’elle ait des attentes et des besoins spécifiques. Il est important de définir également le support de communication le plus adapté en fonction des différentes cibles. Un rapport excel pour le comité de direction ? Un email pour les clients ? Définissez ce qui vous semble le plus approprié ! De même que la granularité de l’information, le ton, le contenu ou encore la sémantique doivent s’adapter à vos cibles.
Établir des objectifs
Réalistes, vérifiables et suivables, sont autant de qualificatifs essentiels pour vos objectifs. Afin de vous assurer que ces derniers soient alignés avec votre plan de communication, vous pouvez également vous poser les questions suivantes :
- Quel est le but de cette communication ?
- Quels messages je souhaite faire passer et pourquoi ?
- Ces messages répondent-ils bien aux objectifs définis dans mon projet ?
Modélisation du planning associé au plan de communication
Une fois que vous avez passé les étapes précédentes, vous pouvez regrouper l’ensemble des éléments relatifs à votre stratégie de communication dans un planning. Chaque action de communication définie dans ce planning doit répondre aux questions suivantes : quoi, qui, quand, combien, où, comment et pourquoi ? En effet, chaque action a nécessairement un objectif, des ressources pour la réaliser, une date de réalisation, etc.
L’ensemble des actions intégrées dans votre planning représente votre plan de communication qu’il conviendra alors de suivre et de piloter régulièrement. Ce planning peut constituer la base de votre communication projet, d’autant plus s’il est accessible en ligne via des outils comme Slack, Trello, ou encore Evernote.
Suivre le projet de communication
Votre plan de communication requiert un chef de projet pour suivre son bon déroulé. En effet, il est important de considérer que plan ne se déroule pas toujours exactement de la façon dont il a été modélisé, et qu’il est important de moduler certaines actions. Cela passe par une bonne connaissance du contexte et de l’évolution du projet en temps réel. Enfin, chaque changement doit être communiqué afin d’optimiser la réalisation du plan de communication et des objectifs visés.